Como a Rubeus escalou a gestão de recursos com as automações da Aira, aumentando a satisfação do cliente.

Reconhecida como um dos principais CRMs educacionais do país, a Rubeus se destaca por otimizar os processos de Captação e Gestão da Permanência em instituições de ensino. Sua atuação é fortalecida por um portfólio completo de soluções voltadas ao setor educacional e por inúmeras integrações com os principais sistemas do mercado. Com o crescimento da operação, a empresa se deparou com um desafio comum a negócios de sucesso: aprimorar o acompanhamento de métricas de uso e a cobrança por volume, um processo complexo e que demandava recursos de desenvolvimento.

A Rubeus possui uma série de aplicações que fazem parte de um portfólio extenso de soluções que atualmente são oferecidas para seus clientes. Cada solução é composta por 1 ou mais aplicações e serviços. O desafio estava em monitorar cada recurso necessário em cada aplicação envolvida em suas soluções para cada cliente.

Após avaliar a construção de uma solução interna, a Rubeus tomou a decisão estratégica de buscar um parceiro com expertise em billing. O objetivo era claro: otimizar o processo de faturamento e permitir que sua equipe interna se dedicasse integralmente à evolução do CRM, seu core business. A Aira foi a parceira escolhida para essa missão.

Solução

O projeto entre Rubeus e Aira foi marcadamente colaborativo. A implantação do projeto iniciou com o mapeamento dos recursos e das aplicações que ficariam responsáveis por enviar essas informações para a plataforma Aira gerenciar e automatizar a gestão financeira. Definimos as etapas do projeto e construímos durante a implantação essas integrações.

Após a implantação do projeto, foi possível aplicar modelos de cobrança eficientes como faixas de preço, pacotes e gestão de excedentes, a Aira trabalhou em conjunto com a Rubeus para desenvolver recursos que atendessem às particularidades do setor educacional.

A colaboração entre Rubeus e Aira demonstra o valor de focar nas competências centrais de cada negócio. Ao confiar sua engenharia de billing a um parceiro especializado, a Rubeus obteve resultados diretos na operação: a automação reduziu os erros em billing, diminuiu os questionamentos sobre cobranças aumentando a satisfação dos clientes,  escalou a gestão dos recursos o que gerou mais confiabilidade no processo e aumento do ticket médio.. Com isso, a empresa não apenas ganhou eficiência e escalabilidade, mas também fortaleceu seu foco no que faz de melhor: entregar um CRM de excelência para o mercado educacional. - Matheus Amaral – CPO e co-founder da Rubeus

Uma das melhorias centrais foi a cobrança pró-rata. Essa funcionalidade permitiu um faturamento justo e preciso para usuários que entravam ou saíam da base no meio do mês. Na prática, isso trouxe mais transparência para os clientes e inibiu práticas como a desativação de usuários perto da data de cobrança para reduzir custos.

Outro avanço importante foi a criação da cobrança por créditos com consumo anual. Entendendo a sazonalidade do mercado educacional, com picos de uso em períodos de matrícula, esse modelo se mostrou ideal. Ele oferece flexibilidade para as instituições de ensino gerenciarem seus recursos ao longo do ano, sem as limitações de um teto mensal estrito, ao mesmo tempo que garante previsibilidade de receita para a Rubeus.

Recentemente, a parceria avançou para uma integração completa com o CRM, automatizando a criação e sincronização de clientes e propostas entre as duas plataformas, o que representa um ganho de eficiência e consistência para a operação.

Conclusão

A colaboração entre Rubeus e Aira demonstra o valor de focar nas competências centrais de cada negócio. Ao confiar sua engenharia de billing a um parceiro especializado, a Rubeus obteve resultados diretos na operação: a automação reduziu os erros em billing, diminuiu os questionamentos sobre cobranças aumentando a satisfação dos clientes,  escalou a gestão dos recursos o que gerou mais confiabilidade no processo e aumento do ticket médio.. Com isso, a empresa não apenas ganhou eficiência e escalabilidade, mas também fortaleceu seu foco no que faz de melhor: entregar um CRM de excelência para o mercado educacional.